ビジネスマナーで電話の応対

電話にもビジネスマナーは存在します。まず、呼び出し音は３回以内に出るのが、電話でのビジネスマナーとされています。また、あらかじめメモを用意しておき、電話に出るときは、メモが出来るように利き手と逆の手で受話器を取るようにします。ここまでは、電話に出るためのビジネスマナーということになるでしょう。

電話がかかって来た場合には、自分の会社名と自分の名前を、相手に分かり易くはっきりと告げます。そして、相手の名前を聞き、復唱して確認すると良いでしょう。相手を確認したら必ず挨拶をするのが、電話でのビジネスマナーです。そして、取り次ぎの場合には、一言添えて電話を保留にし、取り次ぐ相手に会社名と名前、用件を伝えるのがビジネスマナーです。その際には、担当者が今どこにいるか、同じ名前の社員は何人いるか、そういったことを把握しておくと、臨機応変に対応が出来ます。これも、電話においてのビジネスマナーと言えるでしょう。

反対に、こちらから電話を掛ける場合にも、きちんとしたビジネスマナーを知っておかなければ失礼になりますから、注意しなければなりません。最低限守らなければならないことは、電話番号の確認です。間違い電話をしては、連絡する相手にも、そして間違ってかかってしまった相手にも失礼に当たります。ですから、電話番号の確認は初歩的なビジネスマナーです。そして、電話を掛け相手を確認します。そして取り次いでもらいます。相手が出た場合には、時間は大丈夫かなど、相手の都合を確認することが、電話のビジネスマナーとして重要なことです。それで問題なければ用件を伝えます。その際には、相手に分かり易いよう要点をまとめておき、長くならないように気を付けることが、電話でのビジネスマナーとして必要なことです。最後に、相手にお礼を忘れずに言うこと所までが、電話でのビジネスマナーとなります。