ビジネスマナーが必要な文書

ビジネスをする上で必要になってくるのは文書です。そして、その文書には、マナーをもって書かなければなりません。それは、互いにビジネスを円滑に進めるために必要なもので、正確さ、簡潔さ、明瞭さが求められます。

ビジネスマナーを持った文書の基本は、一文書一件、A４判横書きで件名を付け、一文を短くし、項目を立てて箇条書きにすることとされています。また、ワープロ書きで書く文書には事務的なものを、手書きで書く文書には礼状や詫び状といった誠意を伝えたいものと、使い分けるのもビジネスマナーです。

また、社内用の文書と社外用の文書とで、ビジネスマナーが違います。社内用の文書では、効率を優先し、礼儀的なことは最小限に抑えるのがビジネスマナーとされています。ですから、用件だけをいきなり書き連ねていってもマナー違反にはなりません。報告書や依頼状、通知書などに使われます。
しかし、社外用の文書では、いきなり用件を書き出すのはビジネスに対しては適しません。社外に出す文書ということは、会社をイメージさせるものになりますから、ビジネスマナーをきちんと守り書かなければ印象を悪くしてしまいます。ですから、まずは時候の挨拶などから始めるのが、社外用の文書のビジネスマナーです。そして、相手への気遣いの言葉を添えるのも良いでしょう。書き終わったら、文書の校正をし、相手に失礼のないようにするのも、ビジネスマナーなのです。

ビジネスマナーの本

現代日本において、ビジネスマナーは必須のものであり、それを身に付けるための本も売られています。世界から見ると、日本のビジネスマナーは繊細で、クオリティーが高く、しかし、細かいことまでマナーが必要になるため、堅苦しいイメージもあるようです。しかし、お互いが気分良く仕事をするために、この日本のビジネスマナーを取り入れる会社が、世界にも増えてきているのが現状です。そんなクオリティーの高さを誇るビジネスマナーだからこそ、ただ勉学に励んできた学生が、いざ社会に飛び込んだとき、そのビジネスマナーに手古摺る人も多いのではないでしょうか。

ビジネスマナーは、生きていれば身に付くものでもありません。そのため、ビジネスマナーの本も発売されています。お茶の入れ方から電話応対の仕方、名刺交換の仕方や文章の書き方など、会社の中、そして取引先への心象を良くするために必要なビジネスマナーが本を読んで学べるようになっています。それくらいしなければビジネスマナーを学ぶ機会がないのも、現状なのかもしれません。更には、本で学ぶという個人形態ではなく、会社がビジネスマナーの講座を開いて教えているところもあります。そういった本や講座から、ビジネスマナーを学ぶのです。
ビジネスマナーの本も数多くありますが、現在では、ゲームソフトも出ているそうです。また、ビジネスマナーの本を読むよりも、もっと詳しくビジネスマナーが載っている本は、秘書検定の参考書だそうです。秘書という仕事は、ビジネスマナーのプロと言える仕事だからだと思われます。ですから、ビジネスマナーを極めたいという人は、そういった本を参考にすると良いのではないでしょうか。

来客への接客マナー

会社に来客が訪ねてきた場合には、まず、マナーある接客対応をしなければなりません。もし、接客にマナーがなかった場合には、その会社の印象が悪くなります。つまり、接客をする人が、その会社の第一印象になるということなのです。ですから、マナーを知っておかなければ大変な事になります。

来客が近付いてきたら、笑顔で迎えます。そして、カウンターなどに来たらお辞儀をして、声を掛けるのが、第一の接客マナーです。その後、相手の社名、名前、そして約束があるかどうかなどを確認します。名刺がある場合には、預かるのが接客のマナーです。そして、担当者の指示を的確に相手に伝えることが、接客のマナーとなります。
その場で待たせる場合には、待ってもらうよう声を掛けなければならないのですが、大抵はどこかに案内をしなければなりません。これも、接客の担当者がやらなければならない場合が多く、案内する際には、まず行き先を告げ、その後、先導して社内を移動するのが接客のマナーです。曲がり角がある場合や階段がある場合などは、一言添えて誘導すると良いでしょう。そして、部屋に到着したら、ドアをノックし、中に人がいないことを確認します。ドアを開け、来客を通して、席を勧めます。その際には、上座を勧めなければなりません。そして、担当者がいつ来るのか告げてから一声掛け、退室するのが、接客のマナーです。

マナーのあるお茶の入れ方と出し方

お茶を入れるのにもマナーがあります。来客時、会議中、または仕事の一服に、おいしいお茶を飲めば気分も変わります。ですから、お茶といっても、とても重要なものなのです。

お茶のおいしい入れ方のマナーは、沸騰したお湯で人数分の茶器を温めることから始まります。これは、お茶を注いだときに、茶器がその熱を奪うことでお茶が冷めないために必要なマナーです。その後、茶器のお湯を捨て、もう一度新しいお湯を入れておきます。そして、急須に茶葉を人数分に合わせただけを入れます。一人分はティースプーンに約２杯です。そして、急須に茶器に入っているお湯を入れ、１分ほど、茶葉が開くのを待ちます。そのとき、急須を揺らす人がいますが、それはマナー違反です。揺らすと、お茶のかすが一緒に茶器に入ってしまいますから、絶対にしてはいけません。そうして茶葉が開いたら、順番に少しずつ注いでいきます。それぞれに、均等にお茶が入るようにするためのマナーです。
お茶を入れ終わったら、すぐ運びます。相手にお茶を出す際のマナーは、茶器の底をふきんで拭き、茶たくに乗せます。そして、相手の右側から差し出すのが、お茶を出すときのマナーです。その際には、一言声を掛けましょう。出す順番は、来客者からです。そして、上司と、立場を考えて出すことが、相手に対しての心配りとなるでしょう。

Faxにおいてのビジネスマナー

Faxでのビジネスマナーとは、形式的な書き方を守る事が第一にあります。日付、宛名、自分の会社、部署、名前、住所、電話やFax番号を記載し、送信する枚数が何枚かを書いておくと、どこまでが伝えたい内容なのかがはっきりと相手に分かります。最近ではメールを利用する事が多くなったと思いますが、地図や図案、急ぎの用件だったりする場合には、Faxを利用する手はありません。ですから、Faxでのビジネスマナーも知っておかなければならないのです。

Faxを送る際には、発信者の情報を明記することの他に、カラー書類や細かい文字は見えにくいことがあるので注意する事も、ビジネスマナーと言えるでしょう。更に、大量に送るのは相手に対して失礼になりますから、郵送で送るようにして、Faxでその旨を伝えておく事がビジネスマナーとなります。
短い内容でFaxを使うと都合が良かったとしても、内容に機密事項がある場合にはビジネスにおいてはマナー違反です。Faxだと他人に知られる可能性が出てきますから、そういった場合には他の方法で連絡しましょう。また、Faxを送信する前、またはその後に、これからFaxを送ること、あるいは、その内容がきちんと伝えわっているか確認する事も、ビジネスにおいては大切なマナーの１つです。送信ミスで届いていなかったり、見にくい場合がありますから、相手に確認することも、Faxのビジネスマナーと言えるのではないでしょうか。