ビジネスマナーが必要な文書

ビジネスをする上で必要になってくるのは文書です。そして、その文書には、マナーをもって書かなければなりません。それは、互いにビジネスを円滑に進めるために必要なもので、正確さ、簡潔さ、明瞭さが求められます。

ビジネスマナーを持った文書の基本は、一文書一件、A４判横書きで件名を付け、一文を短くし、項目を立てて箇条書きにすることとされています。また、ワープロ書きで書く文書には事務的なものを、手書きで書く文書には礼状や詫び状といった誠意を伝えたいものと、使い分けるのもビジネスマナーです。

また、社内用の文書と社外用の文書とで、ビジネスマナーが違います。社内用の文書では、効率を優先し、礼儀的なことは最小限に抑えるのがビジネスマナーとされています。ですから、用件だけをいきなり書き連ねていってもマナー違反にはなりません。報告書や依頼状、通知書などに使われます。
しかし、社外用の文書では、いきなり用件を書き出すのはビジネスに対しては適しません。社外に出す文書ということは、会社をイメージさせるものになりますから、ビジネスマナーをきちんと守り書かなければ印象を悪くしてしまいます。ですから、まずは時候の挨拶などから始めるのが、社外用の文書のビジネスマナーです。そして、相手への気遣いの言葉を添えるのも良いでしょう。書き終わったら、文書の校正をし、相手に失礼のないようにするのも、ビジネスマナーなのです。