ビジネスマナーが必要な文書

ビジネスをする上で必要になってくるのは文書です。そして、その文書には、マナーをもって書かなければなりません。それは、互いにビジネスを円滑に進めるために必要なもので、正確さ、簡潔さ、明瞭さが求められます。

ビジネスマナーを持った文書の基本は、一文書一件、A４判横書きで件名を付け、一文を短くし、項目を立てて箇条書きにすることとされています。また、ワープロ書きで書く文書には事務的なものを、手書きで書く文書には礼状や詫び状といった誠意を伝えたいものと、使い分けるのもビジネスマナーです。

また、社内用の文書と社外用の文書とで、ビジネスマナーが違います。社内用の文書では、効率を優先し、礼儀的なことは最小限に抑えるのがビジネスマナーとされています。ですから、用件だけをいきなり書き連ねていってもマナー違反にはなりません。報告書や依頼状、通知書などに使われます。
しかし、社外用の文書では、いきなり用件を書き出すのはビジネスに対しては適しません。社外に出す文書ということは、会社をイメージさせるものになりますから、ビジネスマナーをきちんと守り書かなければ印象を悪くしてしまいます。ですから、まずは時候の挨拶などから始めるのが、社外用の文書のビジネスマナーです。そして、相手への気遣いの言葉を添えるのも良いでしょう。書き終わったら、文書の校正をし、相手に失礼のないようにするのも、ビジネスマナーなのです。

ビジネスマナーの本

現代日本において、ビジネスマナーは必須のものであり、それを身に付けるための本も売られています。世界から見ると、日本のビジネスマナーは繊細で、クオリティーが高く、しかし、細かいことまでマナーが必要になるため、堅苦しいイメージもあるようです。しかし、お互いが気分良く仕事をするために、この日本のビジネスマナーを取り入れる会社が、世界にも増えてきているのが現状です。そんなクオリティーの高さを誇るビジネスマナーだからこそ、ただ勉学に励んできた学生が、いざ社会に飛び込んだとき、そのビジネスマナーに手古摺る人も多いのではないでしょうか。

ビジネスマナーは、生きていれば身に付くものでもありません。そのため、ビジネスマナーの本も発売されています。お茶の入れ方から電話応対の仕方、名刺交換の仕方や文章の書き方など、会社の中、そして取引先への心象を良くするために必要なビジネスマナーが本を読んで学べるようになっています。それくらいしなければビジネスマナーを学ぶ機会がないのも、現状なのかもしれません。更には、本で学ぶという個人形態ではなく、会社がビジネスマナーの講座を開いて教えているところもあります。そういった本や講座から、ビジネスマナーを学ぶのです。
ビジネスマナーの本も数多くありますが、現在では、ゲームソフトも出ているそうです。また、ビジネスマナーの本を読むよりも、もっと詳しくビジネスマナーが載っている本は、秘書検定の参考書だそうです。秘書という仕事は、ビジネスマナーのプロと言える仕事だからだと思われます。ですから、ビジネスマナーを極めたいという人は、そういった本を参考にすると良いのではないでしょうか。

来客への接客マナー

会社に来客が訪ねてきた場合には、まず、マナーある接客対応をしなければなりません。もし、接客にマナーがなかった場合には、その会社の印象が悪くなります。つまり、接客をする人が、その会社の第一印象になるということなのです。ですから、マナーを知っておかなければ大変な事になります。

来客が近付いてきたら、笑顔で迎えます。そして、カウンターなどに来たらお辞儀をして、声を掛けるのが、第一の接客マナーです。その後、相手の社名、名前、そして約束があるかどうかなどを確認します。名刺がある場合には、預かるのが接客のマナーです。そして、担当者の指示を的確に相手に伝えることが、接客のマナーとなります。
その場で待たせる場合には、待ってもらうよう声を掛けなければならないのですが、大抵はどこかに案内をしなければなりません。これも、接客の担当者がやらなければならない場合が多く、案内する際には、まず行き先を告げ、その後、先導して社内を移動するのが接客のマナーです。曲がり角がある場合や階段がある場合などは、一言添えて誘導すると良いでしょう。そして、部屋に到着したら、ドアをノックし、中に人がいないことを確認します。ドアを開け、来客を通して、席を勧めます。その際には、上座を勧めなければなりません。そして、担当者がいつ来るのか告げてから一声掛け、退室するのが、接客のマナーです。

マナーのあるお茶の入れ方と出し方

お茶を入れるのにもマナーがあります。来客時、会議中、または仕事の一服に、おいしいお茶を飲めば気分も変わります。ですから、お茶といっても、とても重要なものなのです。

お茶のおいしい入れ方のマナーは、沸騰したお湯で人数分の茶器を温めることから始まります。これは、お茶を注いだときに、茶器がその熱を奪うことでお茶が冷めないために必要なマナーです。その後、茶器のお湯を捨て、もう一度新しいお湯を入れておきます。そして、急須に茶葉を人数分に合わせただけを入れます。一人分はティースプーンに約２杯です。そして、急須に茶器に入っているお湯を入れ、１分ほど、茶葉が開くのを待ちます。そのとき、急須を揺らす人がいますが、それはマナー違反です。揺らすと、お茶のかすが一緒に茶器に入ってしまいますから、絶対にしてはいけません。そうして茶葉が開いたら、順番に少しずつ注いでいきます。それぞれに、均等にお茶が入るようにするためのマナーです。
お茶を入れ終わったら、すぐ運びます。相手にお茶を出す際のマナーは、茶器の底をふきんで拭き、茶たくに乗せます。そして、相手の右側から差し出すのが、お茶を出すときのマナーです。その際には、一言声を掛けましょう。出す順番は、来客者からです。そして、上司と、立場を考えて出すことが、相手に対しての心配りとなるでしょう。

Faxにおいてのビジネスマナー

Faxでのビジネスマナーとは、形式的な書き方を守る事が第一にあります。日付、宛名、自分の会社、部署、名前、住所、電話やFax番号を記載し、送信する枚数が何枚かを書いておくと、どこまでが伝えたい内容なのかがはっきりと相手に分かります。最近ではメールを利用する事が多くなったと思いますが、地図や図案、急ぎの用件だったりする場合には、Faxを利用する手はありません。ですから、Faxでのビジネスマナーも知っておかなければならないのです。

Faxを送る際には、発信者の情報を明記することの他に、カラー書類や細かい文字は見えにくいことがあるので注意する事も、ビジネスマナーと言えるでしょう。更に、大量に送るのは相手に対して失礼になりますから、郵送で送るようにして、Faxでその旨を伝えておく事がビジネスマナーとなります。
短い内容でFaxを使うと都合が良かったとしても、内容に機密事項がある場合にはビジネスにおいてはマナー違反です。Faxだと他人に知られる可能性が出てきますから、そういった場合には他の方法で連絡しましょう。また、Faxを送信する前、またはその後に、これからFaxを送ること、あるいは、その内容がきちんと伝えわっているか確認する事も、ビジネスにおいては大切なマナーの１つです。送信ミスで届いていなかったり、見にくい場合がありますから、相手に確認することも、Faxのビジネスマナーと言えるのではないでしょうか。

ビジネスマナーで電話の応対

電話にもビジネスマナーは存在します。まず、呼び出し音は３回以内に出るのが、電話でのビジネスマナーとされています。また、あらかじめメモを用意しておき、電話に出るときは、メモが出来るように利き手と逆の手で受話器を取るようにします。ここまでは、電話に出るためのビジネスマナーということになるでしょう。

電話がかかって来た場合には、自分の会社名と自分の名前を、相手に分かり易くはっきりと告げます。そして、相手の名前を聞き、復唱して確認すると良いでしょう。相手を確認したら必ず挨拶をするのが、電話でのビジネスマナーです。そして、取り次ぎの場合には、一言添えて電話を保留にし、取り次ぐ相手に会社名と名前、用件を伝えるのがビジネスマナーです。その際には、担当者が今どこにいるか、同じ名前の社員は何人いるか、そういったことを把握しておくと、臨機応変に対応が出来ます。これも、電話においてのビジネスマナーと言えるでしょう。

反対に、こちらから電話を掛ける場合にも、きちんとしたビジネスマナーを知っておかなければ失礼になりますから、注意しなければなりません。最低限守らなければならないことは、電話番号の確認です。間違い電話をしては、連絡する相手にも、そして間違ってかかってしまった相手にも失礼に当たります。ですから、電話番号の確認は初歩的なビジネスマナーです。そして、電話を掛け相手を確認します。そして取り次いでもらいます。相手が出た場合には、時間は大丈夫かなど、相手の都合を確認することが、電話のビジネスマナーとして重要なことです。それで問題なければ用件を伝えます。その際には、相手に分かり易いよう要点をまとめておき、長くならないように気を付けることが、電話でのビジネスマナーとして必要なことです。最後に、相手にお礼を忘れずに言うこと所までが、電話でのビジネスマナーとなります。

名刺交換の際のマナー

名刺交換の際のマナーは、まず、すぐに出せるように準備して置くことから始まります。名刺入れは上着のポケットなどすぐ出せる場所に用意しておき、相手に読み易い向きに渡せるよう、名刺入れにセットしておきます。そして相手が来たら起立して、テーブルがある場合には回り込み、相手の正面に立ちます。名刺は両手で胸の高さに持って両手で差し出すのが、名刺交換におけるマナーです。

また名刺交換は、下の者から上の者に出すのがマナーです。訪問者から先に差し出し、上司と一緒のときは、上司が交換を終えてから続けます。また、相手が先に出してきた場合には、一言添えて渡すのが、名刺交換のマナーとなっています。その際受け取る場合には、両手で受け取ります。

名刺を交換すると同時に、自分の社名や部署、名前をきちんと名乗るのがマナーです。そして自分が受け取る際には、相手の名前を確認しましょう。受け取った後、着席した際には、名刺をしまうのではなく、テーブルの上に置いておくと、名前を間違えることなく、失礼を避けられます。しかし、テーブルに書類を置かなければならず邪魔になるときには、相手に一言添えて、名刺入れにしまうのが、名刺交換のマナーです。
お互いに、名刺交換を終えてから仕事に取り組むわけですから、相手に印象良く名刺を渡すことは、最低限のビジネスのマナーと言えるでしょう。

社会人としてのマナー

社会人としてのマナーは、ビジネスをする上で必要不可欠とされています。特に、この日本においては、社会人のマナーが仕事にも影響する環境になっています。しかし近年では、世相と共にその社会人マナーも低下しているように感じられます。それは、社会人になる前の若年層においてモラルが身に付かないまま、社会人となってしまうことにあると考えられます。そのため、社会人になってからマナーを身に付けなければならない状況になっているように思われます。

そういった状況に合わせて、現代においては、社会人に対してのビジネスのマナーを教える講座も出てきています。そこで身に付ける社会人に必要なマナーとは、電話の対応から接客応対、先方への訪問の仕方、文章の書き方、名刺交換の仕方などといった、仕事をする上で必要なマナーから、お茶の入れ方、上司への言葉遣い、身だしなみやお付き合いの仕方など、社会人として最低限必要なマナーまで、講座で学ぶことが出来ます。
社会人にとって、マナーが必須になっているのは、やはり日本における年功序列という考え方が、まだまだ抜けていないことの現われのようにも思われますが、ほかの国でも、日本の社会人としてのビジネスのマナーを取り入れ始めているのは、このビジネスマナーが、一緒に仕事をしていくための気持ちを良くするものと気付いたからだとも考えられます。つまり、この日本の地で築かれてきた社会人のマナーは、ただ、年功序列という考え方だけでなく、お互いが気持ちよく仕事をする環境を作るためのものであると言えるのかもしれません。

マナーのための講座

ビジネスにおいてマナーは大切なものです。そこで、現代においてそれを教える講座があるのです。会社に入る前に、学校でビジネスのためのマナーを教える授業などはありません。社会人になると、それに対するマナーは当然持ち合わせているものと考えられているからだと思われます。しかし、社会人としてのマナーを持ち合わせている人が少ないことは否めません。そこで、個人で、または法人で、ビジネスのマナーを身に付ける講座を受けることも少なくないのです。

こうしたビジネスのマナーは、日本においては当たり前のものですが、世界から見ると、日本のビジネスのマナーはクオリティーの高いものとなっています。そのため、ビジネスのマナーの講座を開いているのは、この日本に限らず、中国などでも、日本の企業がビジネスのマナー講座を開き、教えているのです。それくらい、この日本において、ビジネスのマナーとは、重要で必須のものなのです。だからこそ、ビジネスのマナーの講座が登場してきているのだと考えられます。
ビジネスのマナー講座は、通信教育、通学、そして、インターネットのホームページで誰もが自分で見て学ぶものから、登録して講座に参加するタイプのものと様々です。そういった講座を通して、社会人としてのマナーを身に付け、気持ちよく仕事をする環境を作るのも、社会人としての責任かもしれません。

ビジネスマナーでメールを送る

ビジネスマナーの中に、メールに対するマナーがあります。ビジネスマナーの中のメールのマナーとは、会社等で、取引先の方とのやり取りや、同じ会社の中で、メールを使って連絡する際の礼儀です。このメールにおけるビジネスマナーは、インターネットの普及や環境への配慮から、パソコンを使ったメールで連絡を取り合うことが多くなったことから生まれたものと考えられます。

メールを送るときのビジネスマナーは、まず、件名をつけます。これは、相手にメールの内容を知らせると共に、開く興味を持ってもらう狙いがあります。また、内容文では、改行を多めにし、余白を持たせることで、読み易くすることも、メールにおけるビジネスマナーです。そのため、記号などは避けるほうが良いでしょう。そして最後には、署名を付けることがメールのビジネスマナーとなります。

メールはその性質上、すぐに見てもらえない可能性もあります。ですから、緊急を要するときには、メールを使うのは適しません。電話やファックスで連絡します。また、内容文に感情を持ち込むことも良くありません。ですから、用件だけを書くことが、メールのビジネスマナーと言えるでしょう。
更に、忘れてはいけないことは、ウィルス対策です。メールを送ることによって、他者への感染源となる可能性もありますから、ウィルス対策をしておくことも、メールを使う者にとってのビジネスマナーとなるのです。